13 trucuri Google Calendar pentru a vă spori productivitatea

Descoperiți o lume de funcții de stimulare a productivității și integrări care vă pot revoluționa programarea și gestionarea timpului.

Google Calendar poate fi un instrument valoros pentru creșterea productivității din mai multe motive:

CONCLUZII CHEIE

• Setați memento-uri implicite pentru toate evenimentele din Google Calendar pentru a evita ratarea unor întâlniri importante și pentru a îmbunătăți productivitatea. Adăugați mai multe notificări, dacă este necesar.
• Integrați Google Calendar cu alte instrumente pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a evita trecerea constantă de la o aplicație la alta. De exemplu, integrați cu Slack pentru programarea și actualizarea statusului.
• Primiți un e-mail cu agenda zilnică pentru a prioritiza memento-urile și întâlnirile importante. Configurați acest lucru în setările Google Calendar pentru a vă asigura că nu pierdeți niciodată o notificare.

Este mai mult ca sigur că ați folosit Google Calendar cel puțin o dată, fie că cineva v-a trimis o invitație la o întâlnire, fie că ați ajuns să îl folosiți doar pentru că este inclus în dispozitiv.

Deși Google Calendar este o aplicație destul de simplă atunci când vine vorba de programare, vine cu mai multe caracteristici și integrări uimitoare care vă pot ajuta să vă sporiți productivitatea și să vă îmbunătățiți eficiența generală. Iată mai jos o listă a unora dintre cele mai bune dintre ele.

1. Configurați remindere implicite

Este întotdeauna util să setați memento-uri pentru a evita să ratați orice eveniment viitor sau pentru a vă oferi suficient timp pentru a vă pregăti. Cu toate acestea, setarea unui memento pentru fiecare eveniment nou pe care îl faceți poate fi destul de complicat.

Din fericire, Google Calendar vă permite să creați automat memento-uri implicite pentru toate evenimentele pe care le faceți. Iată cum:

1. Accesați pagina de pornire a Google Calendar.

2. Faceți clic pe pictograma de angrenaj din dreapta și selectați Settings (Setări).

3. În secțiunea Setări pentru calendarele mele, selectați calendarul dvs.

4. Selectați Notificări eveniment și apoi selectați + Adăugați notificare.

5. Alegeți durata preferată făcând clic pe meniul derulant.

Pe viitor, toate evenimentele pe care le creați vor avea automat aceste memento-uri implicite. Rețineți că puteți adăuga mai multe notificări - de exemplu, dacă doriți să primiți mai multe notificări pentru evenimentul dvs.

2. Integrarea cu alte instrumente

Gestionarea și utilizarea zilnică a diferitelor instrumente, fie că este vorba de uz personal sau de serviciu, poate deveni copleșitoare - obligându-vă să treceți în mod constant de la un instrument la altul pentru a fi la curent cu proiectele și sarcinile dumneavoastră.

Multe dintre aceste instrumente vă permit să integrați Google Calendar, astfel încât să nu mai trebuiască să transferați manual informații către sau de la aplicația dvs. la calendarul dvs. De exemplu, Google Calendar este o integrare Slack destul de utilă pe care ar trebui să o încercați dacă folosiți aplicația de mesagerie pentru afaceri. Integrarea vă permite să programați și să ștergeți evenimente direct din Slack. Slack îți poate actualiza statutul pe baza programului tău! Rețineți că modul în care integrați Google Calendar cu o aplicație variază în funcție de aplicație.

3. Primiți agenda zilnică prin e-mail

Dacă aveți obiceiul de a trece cu ușurință peste notificări fără să vă gândiți prea mult la ele, există o mare probabilitate să treceți cu vederea notificările din Calendar. Iar dacă acordați prioritate e-mailurilor în detrimentul altor forme de comunicare, iată un truc la îndemână: puteți primi agenda zilnică direct pe e-mail. În acest fel, nu veți rata acele memento-uri și întâlniri importante.

Pentru a face acest lucru:

1. Mergeți la Google Calendar și faceți clic pe pictograma cu unelte.

2. Selectați Settings > Settings for my calendars (Setări > Setări pentru calendarele mele).

3. Alegeți calendarul de la care doriți să primiți un e-mail.

4. Derulați în jos până la Alte notificări.

5. Mergeți la Agenda zilnică și selectați Email din meniul derulant.

Așteptați-vă să primiți un e-mail cu agenda zilnică în fiecare dimineață, la ora cinci, pentru a vă face o idee despre cum va arăta ziua dumneavoastră.

4. Începeți săptămâna într-o altă zi

Fie că munca dvs. implică programe schimbătoare, misiuni offshore cu zile de început săptămânal diferite sau pur și simplu preferați un început de săptămână netradițional, Google Calendar vă acoperă. Puteți schimba cu ușurință ziua de început a săptămânii dvs. în Google Calendar.

Pur și simplu mergeți la Setări Google Calendar, selectați General, apoi derulați în jos până la Opțiuni de vizualizare. Faceți clic pe Începem săptămâna pe și alegeți dintre sâmbătă, duminică sau luni.

5. Utilizați vocea pentru a seta un nou eveniment

Dacă nu aveți mâinile libere în acest moment, dar trebuie să programați imediat un eveniment, puteți să vă folosiți vocea pentru a crea un eveniment în loc să deschideți aplicația Google Calendar și să tastați toate detaliile.

Spuneți ceva de genul: "Hei, Google, creează un eveniment în calendar: o cină cu necunoscuta la ora 20:00 la Chili's.". În afară de înregistrarea tuturor informațiilor, Google poate solicita informații suplimentare înainte de a salva evenimentul.

Rețineți că acest lucru nu este posibil dacă folosiți un dispozitiv Apple. Siri nu poate crea evenimente cu Google Calendar. Dacă doriți ca Siri să adauge evenimente la Google Calendar, trebuie să îl setați ca calendar implicit. Faceți acest lucru mergând la Setări > Calendar > Calendar implicit.

6. Integrați calendarul dvs.

Gestionarea programului dvs. ar putea fi dificilă, mai ales dacă oamenii doresc să stabilească programe cu dvs. Dacă aveți un site web, permiteți altor persoane să stabilească un program cu dvs. în funcție de preferințele lor prin încorporarea calendarului dvs. pe site-ul dvs. web.

7. Utilizați un software de programare online

Împărtășirea calendarului dvs. poate veni cu dezavantajul de a se profita de timpul dvs. liber. Dacă sunteți în căutarea unui control mai bun asupra momentului în care alții pot programa întâlniri cu dvs., merită să explorați instrumente care simplifică programarea online, precum Calendly.

Atunci când vă înscrieți la Calendly folosind adresa Gmail, acesta vă sincronizează perfect calendarul cu contul Calendly. Dar asta nu este tot. Această integrare aduce o serie de beneficii, cum ar fi programarea automată, gestionarea fusurilor orare și personalizarea - făcând din experiența de rezervare cu dvs. o experiență mai personalizată.

8. Configurarea blocurilor de timp

Google Calendar vă poate ajuta și mai mult să atingeți productivitatea maximă cu ajutorul blocurilor de timp. Funcția vă permite să atribuiți sloturi desemnate, astfel încât să vă puteți concentra pe anumite proiecte sau sarcini. Procedând astfel, vă permite să vă concentrați eficient energia asupra anumitor obiective, împiedicându-vă să tergiversați și să pierdeți timp trecând de la o sarcină la alta.

9. Refuzarea automată a evenimentelor

Utilizarea Google Calendar nu vă ajută doar să vă țineți evidența întâlnirilor. De asemenea, îl puteți folosi pentru a vă asigura că mențineți un echilibru între viața profesională și cea privată. Atunci când vă stabiliți un program de lucru, Google Calendar poate refuza automat solicitările de întâlniri atunci când nu sunteți la birou sau sunteți în vacanță.

De asemenea, le puteți trimite un mesaj de ieșire din birou, informându-i ce pot face între timp, cum ar fi să îi direcționați către un alt coleg care se poate ocupa de solicitările sau preocupările lor.

10. Alternați cu un alt fus orar

Lucrul cu persoane aflate în alte fusuri orare poate face ca planificarea ședințelor și stabilirea programului să fie dificilă. În loc să pierdeți prea mult timp consultând un convertor de fus orar online, puteți utiliza funcția de fus orar secundar a Google Calendar pentru a ține evidența diferențelor de fus orar și a preveni accidentele de programare.

În Google Calendar, faceți clic pe Setări > General > Fus orar. Bifați Afișarea fusului orar secundar în Fusul orar. De asemenea, puteți adăuga etichete la fiecare fus orar pentru o organizare suplimentară.

11. Creați întâlniri recurente

Dacă aveți întâlniri în fiecare săptămână sau lună, puteți configura întâlniri recurente în loc să creați manual evenimente de fiecare dată. Când creați un eveniment, selectați meniul derulant care spune Does not repeat (Nu se repetă) și alegeți cât de des doriți ca evenimentul să se repete.

12. Creați o comandă rapidă de eveniment

În timp ce crearea unui nou eveniment în Google Calendar vă va lua doar câteva clicuri, o scurtătură de eveniment sare peste majoritatea pașilor și vă aduce direct la fereastra noului eveniment din Google Calendar.

Trebuie doar să deschideți browserul, să tastați cal.new și să apăsați Enter sau Return. În plus, există o listă lungă de comenzi rapide Google Calendar care vă pot ajuta să navigați și să utilizați aplicația mai eficient.

13. Găsiți o oră ideală pentru întâlniri

Găsirea orei ideale este o altă luptă cu stabilirea unei întâlniri sau a unui program. Acest lucru este cu atât mai greu cu cât sunt implicate mai multe persoane, iar situația devine și mai confuză dacă introduceți în ecuație diferite fusuri orare.

Din fericire, Google Calendar dispune de o funcție Find a Time (Găsește o oră) care vă permite să găsiți o oră disponibilă pentru toți cei din echipă. Cu toate acestea, este nevoie de acces la Calendarele Google ale echipei și o puteți utiliza doar prin intermediul aplicației web, nu și în aplicația mobilă. Această funcție vă permite să găsiți o oră disponibilă în mod reciproc care să funcționeze pentru toată lumea din echipă.

Folosiți calendarul în avantajul dvs.

Google Calendar oferă o serie de funcții și integrări care stimulează productivitatea. De la setarea unor memento-uri implicite la gestionarea fusurilor orare și utilizarea comenzilor vocale, stăpânirea acestor hack-uri vă poate ajuta să profitați la maximum de calendarul dvs. pentru o gestionare eficientă a timpului.

Sursa: https://www.makeuseof.com/